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這本書有別于其他類的管理書籍,它是一本關于自我管理的書。
什么是卓有成效?“使某項工作產生效益”和“完成某項工作”。它不等同于有能力,它是管理者通過卓有成效的工作,把智力、想象力、知識這種資源轉換為成果的過程。
為什么我們需要“卓有成效的管理者”?在當今的時代,特別是我們公司這種知識密集型企業(yè),知識工作者越來越多,而知識工作者衡量其有效性的標準,與體力工作者完全不同,不能用衡量體力工作者的那一套來評價知識工作者,因為知識工作者不是生產有形的產品,生產的是知識、創(chuàng)意和信息,這些都不是用數(shù)量、成本、管理復雜程度等來衡量,只能以其結果作為衡量標準。有效性就變得很重要,但對于大多數(shù)管理者來說,要做到有效性有很多的現(xiàn)實問題,管理者的時間往往不屬于自己,可能很多時候疲于忙一些并非真正重要的“日常事務”,另外由于知識工作者的專長、志趣不同,往往各自很難協(xié)調,各自成果的利用和傳導存在很多阻礙,導致最終無法形成貢獻,同時管理者由于長期存在與組織之內,對外界趨勢的變化了解缺乏、較少或者滯后,使得組織對外界的貢獻有效性存在錯誤判斷和決策。
要解決這些問題,就必須讓每個管理者都成為有效的管理者,如何成為有效的管理者,這就是本書主要講述的內容,主要涉及到以下幾個方面:(1)有效的管理者知道應該將時間用在什么地方,如何更好更有效的利用有效的時間;(2)有效的管理者重視對外界的貢獻,為成果而工作,而成果是服務于外部的顧客,所以工作的一開始就應想清楚“需要什么樣的成果”;(3)有效的管理者應集中精力于少數(shù)重要的領域。對工作要設定輕重緩急,根據(jù)可能產生成果的績效來對工作排序;(4)有效的管理者善于利用長處,包括自己、上司、同事和下屬的長處;(5)有效的管理者必須善于做有效的決策。決策需要在“不同意見討論”基礎上作出判斷,它不是“一致意見”的產物,它更多的是一個戰(zhàn)略而不是戰(zhàn)術。
要如何掌握好自己的時間,需要先做到時間的使用記錄,用于診斷時間記錄中哪些是用于無效工作的時間,哪些是做了沒有什么成果,不做也不會有任何影響的事項;哪些是可以由別人代為處理的而不影響效果的事項;哪些是自己浪費別人時間的事項,然后在此基礎上消除浪費時間的活動,分析一下浪費時間的因素,是制度問題、人員過多的問題、組織不健全的問題(會議多),信息系統(tǒng)失靈。最后就要估算一下自己究竟有多少自由的時間并且盡可能保留相當分量的一段整塊的時間出來,處理真正重要的事情。
要如何讓知識工作者工作卓有成效,首先意識上應該重視貢獻,知道自己能貢獻什么,有沒有什么“直接成果”,然后知識工作者必須有所專長,但專長必須與其他人的產出結合在一起,產生成果,滿足用戶顧客的需求,這就需要知識工作者要讓別人了解自己,這個別人不能局限于專業(yè)范疇的別人,應是更大范疇的別人。這就要求知識工作者擁有有效的人際關系,要做到有效的人際關系,需要互相溝通、團隊合作、個人發(fā)展和啟發(fā)他人的自我發(fā)展,而這些都以貢獻作為導向。
要如何發(fā)揮人的長處,首先作為管理者要以發(fā)揮人的長處作為出發(fā)點而不是以克服人的短處為出發(fā)點,沒有人是完美的,用人是用來做事的,我們可以通過組織的設置,讓其弱點不至于影響工作和成就,在選拔人才的時候堅持“因事用人”而不是“因人設事”,以任務為重心,而非以人為重心,保證人事決策的公平和公正。首先設計職位的時候,不要設計一個“常人”不可能勝任的職位,(沒有那么多天才),設計的職位如果兩人或三人擔任都失敗了,就需要重新設計,然后職位的要求要嚴格,涵蓋要廣,特別是對年輕人初級知識工作的崗位的設計,要讓工作充滿挑戰(zhàn),充分發(fā)揮其特長。同時因為職位本身的要求可能也在變化,如果設計的過于具體,只能特定的人才能完成,也與第一點存在類似的問題;第三點,在用人前先考慮某人能做什么,通過績效考核,了解他哪方面工作做的好,哪方面的工作可能做的更好,為了充分發(fā)揮他的長處,還可以再學習或獲得哪些知識,同時還可以檢討一下是否存在品格問題如正直和誠實,重點在于關注其長處和優(yōu)點;最后管理者在用人之所長的同時,必須容忍人之所短,學會運用工作和職業(yè)機會來幫助人克服自身的弱電,但用人鐵的紀律是只有經(jīng)得起績效考驗的人,才是可以提升的人,讓有績效的人贏得機會,對沒有突出表現(xiàn)的人應無情調職。
要如何才能集中精力,把重要的事情放在前面先做,而且一次只做好一件事。首先要求擺脫過去,把昨天遺留下來的、不能再產生成果的工作盡量減少,把因為這項工作占用的人才釋放出來,要做一項新的業(yè)務時,一定要先刪除一項原有的業(yè)務。當然我們可以采用雇傭新人,但雇傭新人不宜用在風險最大之處,可用在“比高層略低”的職位;然后對都需要做的事情,需要決定一個優(yōu)先次序,考慮以下原則:(1)重將來而不重過去;(2)重視機會,而不是只看到困難;(3)選擇自己的方向,而不盲從;(4)目標要高,要有新意,不能只求安全和容易。當然無論如何排序,最重要的還是需要勇氣,只有這樣才能成為時間和任務的“主宰”而不是“奴隸”。
管理者重要的任務之一,就是決策,如何作出有效的決策,有五個要素:(1)了解問題的性質,是真正偶然的事情還是首次出現(xiàn)的經(jīng)常性問題?對于經(jīng)常性問題還應建立規(guī)則或原則;(2)找出問題的邊界條件;(3)仔細思考解決問題的正確方案是什么以及這些方案必須滿足哪些條件,然后再考慮必要的妥協(xié)、適應及讓步事項,以期該決策能被接受。(4)決策方案要同時兼顧執(zhí)行措施,讓決策變成可以被貫徹的行動。(5)在執(zhí)行的過程中重視反饋,以印證決策的正確性及有效性。
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